Portail institutionnel : préparer un cahier des charges utile

Organiser le portail autour des tâches

Listez les actions attendues : consulter un programme, télécharger un document, déposer une demande ou suivre un dossier. Pour chaque action, identifiez le public, l’information nécessaire et la prochaine étape. L’organigramme de l’institution peut compléter la navigation, mais il ne suffit pas toujours à orienter une personne extérieure.

Préparez quelques scénarios de test rédigés simplement : « Je veux connaître les pièces nécessaires avant de commencer ma demande. » Ils serviront à évaluer les maquettes puis le portail livré.

Faire l’inventaire des contenus

Réunissez les pages, documents, coordonnées, visuels et formulaires existants. Indiquez ce qui doit être conservé, réécrit, traduit ou supprimé. Attribuez un responsable à chaque contenu important et prévoyez la fréquence de révision des informations qui évoluent.

Une information essentielle doit rester lisible dans la page, même lorsqu’un document téléchargeable est proposé. Précisez le format, la langue, la date et l’objet des ressources. Le cahier des charges doit distinguer la production des contenus de leur intégration technique.

Décrire les formulaires et les droits

Pour chaque démarche, précisez les champs, les pièces jointes, les règles de validation, les statuts et les messages de confirmation. Qui peut consulter, modifier, exporter ou supprimer un dossier ? Que voit l’utilisateur lorsqu’une pièce est refusée ou qu’une demande doit être complétée ?

Définissez aussi les cas d’échec : connexion interrompue, fichier trop volumineux, adresse incorrecte ou demande en double. Les règles de collecte, de conservation et d’accès aux données doivent être validées par les responsables compétents de l’organisation.

Prévoir l’accessibilité et les conditions réelles

Incluez dès le cadrage la navigation au clavier, des libellés compréhensibles, des contrastes lisibles et des messages d’erreur utiles. Testez les parcours sur les appareils et les connexions retenus pour le projet. Identifiez également une solution d’assistance lorsque la démarche ne peut pas être terminée en ligne.

Le W3C recommande de planifier l’accessibilité tout au long du projet, avec des responsabilités et des évaluations régulières. Le niveau visé et la méthode de vérification doivent figurer dans le cahier des charges ; une déclaration de conformité suppose une évaluation adaptée.

Définir la livraison et la vie du portail

La recette doit reprendre les scénarios, les rôles et les cas d’erreur convenus. Demandez qui remet les accès, qui détient les comptes techniques et quels éléments seront documentés. Précisez les conditions de reprise du projet par une autre équipe.

Après livraison, il faut organiser les mises à jour, les sauvegardes, la restauration, le renouvellement des services et le traitement des incidents. Indiquez les prestations comprises, les exclusions et les modalités de support. Un portail doit rester administrable lorsque l’équipe ou le prestataire change.

Les éléments à joindre à votre demande

• Objectifs et publics prioritaires.
• Arborescence envisagée et inventaire des contenus.
• Trois parcours représentatifs à tester.
• Formulaires, statuts et profils d’accès.
• Outils à connecter et accès disponibles.
• Langues et exigences d’accessibilité à définir.
• Conditions de recette, de remise des accès et de formation.
• Hébergement, maintenance et budget de fonctionnement.